יכולות עיקריות

מודול זה מאפשר קביעה פשוטה של תזכורות לכל רשומה המנוהלת במערכת – המערכת תשלח הודעת מייל מסודרת ומפורטת, בכל פעם שמגיע המועד המתאים לכל תזכורת, ותמשיך ותשלח בתחילת כל יום הודעה מרכזת לכל התזכורות שעדיין "פעילות" (אלה שלא דווח עדיין שבוצעו).
דוגמא:
1. נאמר שבחוזה "שכירות משרד", הערך בשדה "מועד אחרון למימוש אופציה" הוא 31.12.23
2. אוכל לקבוע תזכורת לעצמי, ל-60 יום קודם לתאריך זה (01.10.23)
3. בתאריך התזכורת (01.10), תכין המערכת הודעת מייל המתארת כי המועד אחרון למימוש האופציה הוא 31.12.23, ותשלח אותה אלי ב-08:00 (אם יש עוד תזכורות שלא טיפלתי בהן עדיין – הן יפורטו באותה הודעה).
4. הודעה זו תמשיך ותישלח פעם ביום.
5. אם הכנתי מכתב "מימוש אופציה" ושלחתי אותו למשכיר ב 12.10, וקיבלתי ממנו אישור ב 13.10, אוכל "לכבות" את התזכורת ממסך ניהול התזכורות
6. החל מה-14.10, לא אקבל יותר תזכורת לנושא זה (אבל אמשיך לקבל תזכורות לנושאים שלא דיווחתי ביצוע עבורם)

קביעת תזכורות – אינטואיטיבית ופשוטה: המערכת מאפשרת לקבוע בצורה פשוטה תזכורת לכל שדה מסוג תאריך בכל רשומה, עם נמענים ועם טווח זמן. בכל רשומה יופיע חיווי ברור לכך שיש בה תזכורות (בין אם אני קבעתי אותן או אחרים).
את כל התזכורות שלי (בכל הרשומות) אוכל להציג גם ממסך מרכז של ניהול תזכורות. בשני המקרים – אוכל לצפות ברשימת תזכורות פעילות, עתידיות, וגם היסטוריות

מאפיינים בסיסיים נוספים של תזכורות:
1. כל תזכורת ניתן לקבוע לנמען אחד או יותר
2. המערכת נותנת כותרת אוטומטית לכל תזכורת, אך אפשר לכתוב כותרת משלנו
3. תזכורות לא נמחקות. תמיד אפשר להציג תזכורות שטופלו בעבר.
4. כל שינוי בתאריך אליו קשורות תזכורות, יגרום למועדי ההתראות שלהן, שלא נשלחו עדיין, להשתנות בהתאם; אם למשל המועד האחרון למימוש האופציה היה 31.12.23, והתזכורת נקבעה כ-30 יום קודם, אז אם שיניתי את המועד האחרון למימוש האופציה ל 30.10.23 טרם שליחת ההתראה, המערכת תשלח את ההתראה ב 01.10 במקום ב 01.12…
5. התראות במייל מציגות את הסטטוס של הטיפול בתזכורת אצל כל אחד מהנמענים האחרים (אם יש כאלה),

יכולות מתקדמות של תזכורות והתראות:
1. כל אחד מנמעני ההתראה של תזכורת, יכול לתעד "פעולות שביצע" בקשר עם התזכורת. כל הפעולות שתועדו, מצטרפות להודעות ההתראה שנשלחות במייל, וכן מופיעות ביחד עם כל תזכורת במסך ניהול התזכורות.
2. נמען יכול "לכבות" את ההתראות של כל הנמענים לתזכורת אחת – ברגע שטיפל בה
3. נמען יכול "להקפיץ" התראות (snooze) של תזכורת – כלומר – לכבות התראות אלה למשך תקופה מסויימת מוגדרת מראש, והמערכת "תדליק" אותן מחדש עם חלוף תקופה זו.
4. תזכורות נוצרות באופן אוטומטי על ידי המערכת במגוון מקרים – למשל כאשר משתנה סטטוס שנקבע לו ששינוי שלו צריך להיות מדווח לגורם מסויים. תזכורות אוטומטיות אלה "נהנות" מאותן יכולות של תזכורות שנקבעות ידנית. במקרים מסויימים, המערכת אפילו "סוגרת" תזכורות כאלה באופן אוטומטי, כשהן לא רלוונטיות יותר – למשל במקרה של תזכורת שנקבעה כ"אסקלציה" של סטטוס שנמצא בעיכוב מעבר לזמן תקן; בהרגע שהסטטוס משתנה – תזכורת כזו נמחקת כי אין יותר בעיה שצריך לפתור…

המערכת מאפשרת ליצור בקלות ובמהירות טפסים מסוגים שונים למשל – טופס לחוזה עם ספק, טופס להצהרת בריאות, טופס למעקב אחר מטופלים, וכו' – לכל טופס שדות משלו ועיצוב משלו
יצירת טפסים אינטואיטיבית – באמצעות "גרירה" של שדות מסוגים שונים (תאריכון, טקסט קצר, טקסט ארוך, רשימת ערכים, וכו'), וארגון שלהם על המסך (הזזה, שינוי גודל…)

בכל טופס ניתן לבצע גם פעולות מתקדמות – להוסיף פרקים, לקבוע עיצוב (skin), להוסיף טבלאות (כולל קביעת המבנה של חלון הדיאלוג שייפתח מעורך הרשומות בכל פעם שמוסיפים/עורכים שורה בטבלה), הגדרת שדות חובה, הגדרת שדות מחושבים, וכו'.